Приказ Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 25 августа 2023 года № 236 «Об утверждении Правил документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях» (с изменениями и дополнениями по состоянию на 12.07.2026 г.)
202. Дела располагаются в соответствии с утвержденной номенклатурой дел организации, на корешках обложек указываются их индексы.
В пункт 203 внесены изменения в соответствии с приказом Заместителя Премьер-Министра - Министра культуры и информации РК от 03.04.26 г. № 155-НҚ (введены в действие с 12 июля 2026 г.) (см. стар. ред.)
203. Выдача дел во временное пользование организациям производится на основании письменного обращения и с резолюцией руководителя организации. Выдача дел иным подразделениям организации производится с резолюцией руководителя структурного подразделения, а внутри структурного подразделения - под расписку.
На выданное дело заводится карта-заместитель дела. В ней указываются структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.
Электронные документы, находящиеся на оперативном хранении в базах данных СЭД, выдаются для использования в виде копии электронного документа на бумажном носителе, электронной копии документа на электронном носителе либо высылаются по электронному адресу работника, запрашивающего документ. Электронные дела (документы) возврату не подлежат.
204. Изъятие документов из дел производится в соответствии с законодательством Республики Казахстан, при этом в дело вкладывают копии изъятых документов и акт (протокол) об изъятии подлинников.
205. В случае утраты документов и дел проводится служебное расследование, по результатам которого выносится решение.
Параграф 14. Порядок передачи дел в архив организации
206. Передача дел из структурных подразделений в архив организации осуществляется по описям дел, составляемым по результатам экспертизы ценности документов и дел, завершенных в делопроизводстве. Документы временного (до 10 лет включительно) хранения передаются в архив организации по номенклатуре дел.
207. Описи дел составляются отдельно на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу по форме согласно приложению 29 к настоящим Правилам.
208. Графы описи дел заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложки дел. При внесении в опись дел подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, все остальные однородные дела обозначаются словом «то же», при этом иные сведения о них вносятся в опись полностью. На новом листе описи заголовок однородных дел воспроизводится полностью.
209. Каждое дело (том, часть дела) вносится в опись под самостоятельным порядковым номером.
210. Графа описи «Примечание» используется для простановки отметок об особенностях физического состояния дела, передаче дела иному структурному подразделению (иной организации).
211. Опись дел составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив организации, а второй - остается в качестве контрольного в структурном подразделении.
212. Правильность формирования и подготовки дел к передаче в архив организации проверяется службой ДОУ. Имеющиеся нарушения устраняются структурным подразделением организации.
213. Прием каждого дела производится работником, ответственным за архив организации, в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи работника, ответственного за архив, и лица, передавшего дела.
214. Вместе с делами в архив организации передаются регистрационные картотеки на документы и (или) программные средства, базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.
215. В случае ликвидации структурного подразделения, филиала (представительства), лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, филиала (представительства), в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив организации независимо от сроков хранения.
216. В случае ликвидации организации в период проведения ликвидационных мероприятий документы по личному составу оформляются и передаются в соответствующий государственный архив.
Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.
Пункт 217 изложен в редакции приказа Заместителя Премьер-Министра - Министра культуры и информации РК от 03.04.26 г. № 155-НҚ (введены в действие с 12 июля 2026 г.) (см. стар. ред.)
217. Передача документов в электронном формате в составе электронных дел в архив организации осуществляется работниками структурных подразделений, ответственными за ведение делопроизводства, и обеспечивается средствами СЭД и каналами цифрового архива при его наличии.
В пункт 218 внесены изменения в соответствии с приказом Министра культуры и информации РК от 14.11.24 г. № 544-НҚ (введен в действие с 30 ноября 2024 г.) (см. стар. ред.); изложен в редакции приказа Заместителя Премьер-Министра - Министра культуры и информации РК от 03.04.26 г. № 155-НҚ (введены в действие с 12 июля 2026 г.) (см. стар. ред.)
218. При подготовке электронных документов, отобранных к передаче в архив организации, выполняются следующие основные процедуры работы с документами:
формирование в цифровой системе организации электронных дел, включающих: метаданные электронного документа, файлы электронных подписей и визуализированную копию текстового электронного документа в формате PDF/A-1;
формирование описей электронных дел, документов структурного подразделения;
миграция электронных документов на физически обособленные материальные носители, если документы передаются в архив организации не по цифровым каналам;
проверка воспроизводимости электронных документов;
проверка электронных документов на наличие вредоносных компьютерных программ;
подтверждение целостности электронного дела электронной подписью руководителя структурного подразделения (иного уполномоченного лица), осуществляющего подготовку электронных документов к передаче в архив организации.
219. Документы в электронном формате в архив организации передаются вместе с их метаданными.
Передача электронных дел постоянного хранения производится по описям электронных дел постоянного хранения структурных подразделений организации, а временного (свыше 10 лет) хранения - по описям электронных дел временного (свыше 10 лет) хранения, составленным по форме, согласно приложению 30 к настоящим Правилам, в соответствии с графиком приема электронных дел в архив организации.
При необходимости может создаваться бумажный экземпляр описи электронных дел.
Опись электронных дел структурного подразделения организации утверждается путем проставления электронной цифровой подписи с применением личного ключа, владельцем которого являются организация или руководитель структурного подразделения организации.
График приема электронных дел в архив организации составляется руководителем архива организации (лицом, ответственным за архив организации) по форме, согласно приложению 31 к настоящим Правилам, и утверждается руководителем организации.
220. В состав электронного дела включаются метаданные на каждый электронный документ.
При подготовке электронного дела к передаче в архив организации работником структурного подразделения средствами СЭД составляется внутренняя опись электронных документов электронного дела (далее - внутренняя опись) по форме, согласно приложению 32 к настоящим Правилам, а также акту приема-передачи электронных документов и дел службы ДОУ организации по форме согласно приложению 33 к настоящим Правилам.
Внутренняя опись включается в состав электронного дела в качестве самостоятельного электронного документа, подписанного электронной цифровой подписью с применением личного ключа, владельцем которого являются организация или работник структурного подразделения организации, составивший внутреннюю опись.
221. Электронные дела при подготовке к передаче в архив организации формируются таким образом, чтобы метаданные каждого электронного документа (кроме первого) содержали контрольные характеристики предыдущего электронного документа и его метаданных (однонаправленный связный список).
Пункт 222 изложен в редакции приказа Заместителя Премьер-Министра - Министра культуры и информации РК от 03.04.26 г. № 155-НҚ (введены в действие с 12 июля 2026 г.) (см. стар. ред.)
222. Передача и прием электронных дел осуществляются по цифровым каналам связи или на электронных носителях в составе информационного пакета, формат которого определяется регламентом информационного взаимодействия между системой электронного документооборота и цифровой системой архива организации, а при наличии цифровым архивом.
223. Информационный пакет содержит следующие метаданные на уровне электронного дела:
порядковый номер электронных дел и документов в описи электронных дел структурного подразделения;
индекс электронного дела;
заголовок электронного дела;
крайние даты электронных документов электронного дела;
количество электронных документов электронного дела;
объем электронных документов электронного дела;
язык (языки) электронных документов электронного дела.
Целостность метаданных на уровне электронного документа подтверждается полным составом данных, указанных во внутренней описи.
224. Информационный пакет содержит следующие метаданные на уровне электронного документа временного (свыше 10 лет) и постоянного хранения:
название вида электронного документа (приказ, письмо, смета и др.);
заголовок электронного документа;
дата электронного документа;
право доступа к электронным документам (доступ разрешен всем, доступ устанавливается фондообразователем);
дата снятия ограничений доступа (при их наличии);
регистрационный индекс электронного документа;
язык электронного документа;
данные об авторе электронного документа (наименование должности исполнителя, наименование организации, подготовившей электронный документ);
сведения о файлах электронного документа (имена, объем, контрольные характеристики);
сведения об алгоритме выработки контрольных характеристик (алгоритме хэширования - криптографическом алгоритме вычисления значения хэш-функции) (обозначение алгоритма, ссылка на технический нормативный правовой акт).
Целостность метаданных на уровне электронного документа подтверждается общей для всего документа контрольной характеристикой, указанной во внутренней описи.
В пункт 225 внесены изменения в соответствии с приказом Заместителя Премьер-Министра - Министра культуры и информации РК от 03.04.26 г. № 155-НҚ (введены в действие с 12 июля 2026 г.) (см. стар. ред.)
225. При необходимости для описания на уровне электронного документа используются дополнительные метаданные, характеризующие особенности создания и воспроизведения электронных документов:
ссылки на иные документы, образующие общий управленческий контекст;
сведения о цифровой технологии (версии программного продукта), с помощью которой создан электронный документ;
сведения о технических и программных средствах, необходимых для воспроизведения электронного документа;
сведения о защите электронного документа.
226. При передаче электронных дел на электронных носителях в состав метаданных включаются данные об электронных носителях (вид, тип электронного носителя) и размещении электронных дел и документов на этих электронных носителях.
Пункт 227 изложен в редакции приказа Заместителя Премьер-Министра - Министра культуры и информации РК от 03.04.26 г. № 155-НҚ (введены в действие с 12 июля 2026 г.) (см. стар. ред.)
227. Для электронных документов в состав метаданных дополнительно включаются сведения о средствах электронной цифровой подписи, определяемые регламентом информационного взаимодействия между системой электронного документооборота и цифровой системой архива организации.
Пункт 228 изложен в редакции приказа Заместителя Премьер-Министра - Министра культуры и информации РК от 03.04.26 г. № 155-НҚ (введены в действие с 12 июля 2026 г.) (см. стар. ред.)
228. Состав метаданных для электронного документа, представляющего собой архивную копию цифрового ресурса, дополнительно включает в себя:
наименование цифрового ресурса;
тип цифрового ресурса;
крайние даты эксплуатации цифрового ресурса;
данные о регистрации цифрового ресурса;
интернет-адрес размещения цифрового ресурса (для цифрового ресурса, размещенного в глобальной компьютерной сети Интернет);
сведения о собственнике ицифрового ресурса в соответствии с законодательством Республики Казахстан о персональных данных;
сведения о владельце цифрового ресурса.
Приложение 1
к Правилам документирования, управления
документацией и использования систем
электронного документооборота в
государственных и негосударственных
организациях
Форма
Схема расположения реквизитов документа
Примечание:
1 - изображение Государственного Герба Республики Казахстан или эмблемы, логотипа, товарного знака (знак обслуживания)
2 - официальное наименование организации
3 - справочные данные об организации
4 - наименование вида документа
5 - дата документа
6 - регистрационный номер (индекс) документа
7 - ссылка на регистрационный номер (индекс) и дату входящего документа
8 - место составления или издания документа
9 - гриф ограничения доступа к документу
10 - адресат
11 - гриф утверждения документа
12 - резолюция
13 - заголовок к тексту документа
14 - отметка о контроле
15 - текст документа
16 - отметка о наличии приложения к документу
17 - подпись
18 - отметка о согласовании документа
19 - оттиск печати
20 - отметка о заверении копии документа
21 - отметка об исполнителе документа
22 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело
23 - идентификатор электронной копии документа
24 - отметка о поступлении документа в организацию
Приложение 2
к Правилам документирования, управления
документацией и использования систем
электронного документооборота в
государственных и негосударственных
организациях
Форма
Формат А4 (210Х297)
Приложение 3
к Правилам документирования, управления
документацией и использования систем
электронного документооборота в
государственных и негосударственных
организациях
Форма
Формат А4 (210Х297)
Приложение 4
к Правилам документирования, управления
документацией и использования систем
электронного документооборота в
государственных и негосударственных
организациях
Форма
Формат А4 (210Х297)
Приложение 5
к Правилам документирования, управления
документацией и использования систем
электронного документооборота в
государственных и негосударственных
организациях
Форма
Формат А4 (210Х297)
Приложение 6
к Правилам документирования, управления
документацией и использования систем
электронного документооборота в
государственных и негосударственных
организациях
Форма
Формат А4 (210Х297)
Приложение 7 изложено в редакции приказа Министра культуры и информации РК от 23.07.24 г. № 329-НҚ (введен в действие с 9 августа 2024 г.) (см. стар. ред.)
Приложение 7
к Правилам документирования, управления
документацией и использования систем
электронного документооборота в
государственных и негосударственных
организациях
Форма
Приказа
Приложение 8
к Правилам документирования, управления
документацией и использования систем
электронного документооборота в
государственных и негосударственных
организациях
Форма
Протокол
Формат А4 (210Х297)
Приложение 9
к Правилам документирования, управления
документацией и использования систем
электронного документооборота в
государственных и негосударственных
организациях
Форма
Акт
Формат А4 (210Х297)
Приложение 10 изложено в редакции приказа Министра культуры и информации РК от 23.07.24 г. № 329-НҚ (введен в действие с 9 августа 2024 г.) (см. стар. ред.)
Приложение 10
к Правилам документирования, управления
документацией и использования систем
электронного документооборота в
государственных и негосударственных
организациях
Форма
Справка
Приложение 11 изложено в редакции приказа Министра культуры и информации РК от 23.07.24 г. № 329-НҚ (введен в действие с 9 августа 2024 г.) (см. стар. ред.)
Приложение 11
к Правилам документирования, управления
документацией и использования систем
электронного документооборота в
государственных и негосударственных
организациях
Форма
Справка
Приложение 12 изложено в редакции приказа Министра культуры и информации РК от 23.07.24 г. № 329-НҚ (введен в действие с 9 августа 2024 г.) (см. стар. ред.)
Приложение 12
к Правилам документирования, управления
документацией и использования систем
электронного документооборота в
государственных и негосударственных
организациях
Форма
Письмо
О претензии по договору
от 15 марта 2017 года № 44/56
Уважаемые господа!
В партии лакокрасочных материалов, отгруженных Вами 28 декабря 2016 года по железнодорожной накладной № 324 в соответствии с договором от 12 января 2016 года № 44/56, обнаружено 3 деформированных вследствие удара или иного механического воздействия ящика, о чем свидетельствует акт от 15 марта 2017 года № 23. Лакокрасочные изделия, находящиеся в поврежденных ящиках, реализации не подлежат. Оплата партии товара произведена нами в полном объеме по счету № 33-675.
Просим Вас возместить понесенные нами убытки в размере 175 тыс. 570 тенге. Сумму следует перечислить на наш расчетный счет.
Приложение: акт на 2 л. 1 экз., на русском языке
С уважением,
Исп. Н. Петрова
Тел. 35-45-44
Формат А4 (210Х297)
Приложение 13
к Правилам документирования, управления
документацией и использования систем
электронного документооборота в
государственных и негосударственных
организациях
Примерный перечень документов, не подлежащих регистрации службой ДОУ
Письма, направленные в копиях для сведения.
Рекламные извещения, проспекты, плакаты, программы совещаний.
Первичные документы бухгалтерского учета (регистрируются в бухгалтерии организации).
Учебные планы, программы (регистрируются в соответствующем структурном подразделении организации).
Месячные, квартальные и иные отчеты (регистрируются в соответствующем структурном подразделении организации).
Формы статистической отчетности (регистрируются в соответствующем структурном подразделении организации).
Сообщения о совещаниях, заседаниях.
Поздравительные письма, поздравительные телеграммы, пригласительные билеты.
Печатные издания (книги, журналы, газеты, бюллетени).
Телеграммы и письма о разрешении командировок.
Телефонограммы о проведении заседаний, совещаний, семинаров и иных мероприятий.
Документы с пометкой на конверте «Лично».
Научные отчеты по темам (регистрируются в соответствующем структурном подразделении организации).
Прейскуранты.
Нормы расхода материалов, заявки на канцелярские принадлежности и организационную технику (регистрируются в соответствующем структурном подразделении организации).
Сводки.
Учетные данные по кадрам.
Приложение 14
к Правилам документирования, управления
документацией и использования систем
электронного документооборота в
государственных и негосударственных
организациях
Форма
Карточка регистрации входящих документов
Формат А5 (148x210)
Приложение 15
к Правилам документирования, управления
документацией и использования систем
электронного документооборота в
государственных и негосударственных
организациях
Форма
Журнал регистрации входящих документов
Формат А3 (420Х197)
Журнал регистрации исходящих и внутренних документов
Формат А3 (210Х297)
Приложение 16
к Правилам документирования, управления
документацией и использования систем
электронного документооборота в
государственных и негосударственных
организациях
СВЕДЕНИЯ
об исполнении документов, подлежащих контролю по состоянию
на _______________ (число, месяц, год)
Наименование должности руководителя
Расшифровка службы ДОУ _________ подписи
(личная подпись)
Формат А4 (210Х297)
Примечание.
Сведения могут быть дополнены графами по видам документов (приказы, решения коллегии и иные), их регистрационными номерами, фамилиями исполнителей.
Приложение 17
к Правилам документирования, управления
документацией и использования систем
электронного документооборота в
государственных и негосударственных
организациях
СВЕДЕНИЯ
об исполнении обращений физических и юридических лиц по состоянию
на _______________ (число, месяц, год)
Наименование должности руководителя
Расшифровка службы ДОУ __________ подписи
(личная подпись)
Формат А4 (210Х297)
Приложение 18
к Правилам документирования, управления
документацией и использования систем
электронного документооборота в
государственных и негосударственных
организациях
Форма
Журнал учета и выдачи печатно-бланочной продукции
Формат А4 (210Х297)